Kiedy firma zaczyna rosnąć… i pojawia się chaos

Pamiętam rozmowę z jednym founderem, który prowadził kilkuosobową firmę będącą na progu wzrostu. Zespół powoli się powiększał, pojawiały się kolejne rekrutacje, a wraz z nimi coraz więcej decyzji, które nie były już czysto operacyjne, ale dotyczyły ludzi, struktury i sposobu pracy. W pewnym momencie powiedział: „Chyba potrzebujemy HR Managera, bo zaczyna się robić chaos.”

To zdanie pojawia się częściej, niż mogłoby się wydawać. Na pierwszy rzut oka wszystko działa — projekty są dowożone, zespół istnieje, firma rośnie. Jednocześnie jednak zaczyna brakować spójności. Najczęściej zaczyna się od drobnych rzeczy, które z czasem zaczynają mieć coraz większe znaczenie:

– rekrutacje prowadzone są w pośpiechu i bez jednego schematu
– onboarding wygląda inaczej dla każdej osoby
– decyzje dotyczące zespołu zajmują founderom coraz więcej czasu
– pojawiają się pierwsze napięcia i niejasności

Naturalna decyzja: zatrudnijmy HR

Naturalną reakcją w takiej sytuacji jest myśl o zatrudnieniu HR Managera. W teorii ma to być rozwiązanie problemu — ktoś, kto „ogarnie ludzi i procesy”. W praktyce jednak bardzo często okazuje się, że organizacja nie jest jeszcze gotowa na taką rolę.

Zatrudnienie HR Managera na tym etapie wiąże się z kilkoma wyzwaniami:

– proces rekrutacji trwa, a znalezienie odpowiedniej osoby do środowiska startupowego nie jest proste
– po zatrudnieniu potrzebny jest czas na wdrożenie
– taka osoba trafia do organizacji bez uporządkowanych fundamentów
– zamiast rozwijać HR, próbuje jednocześnie gasić bieżące problemy i budować wszystko od zera

W efekcie zamiast uporządkowania często pojawia się frustracja — zarówno po stronie firmy, jak i samego HR-u.

Inne podejście: najpierw fundamenty

Właśnie w tym miejscu coraz częściej pojawia się alternatywa w postaci modelu fractional HR. Nie polega on na „zastąpieniu” HR Managera, lecz na uporządkowaniu tego, co powinno powstać wcześniej — zanim organizacja zdecyduje się na stałe zatrudnienie.

W takim podejściu nacisk kładziony jest na konkretne elementy:

– uporządkowanie procesu rekrutacji
– zaprojektowanie spójnego onboardingu
– jasne określenie ról i odpowiedzialności
– ułożenie sposobu pracy zespołu

Największą różnicą jest tutaj punkt wyjścia. Zamiast zaczynać od stanowiska, zaczyna się od problemu i jego rozwiązania. Dzięki temu działania są bardziej skoncentrowane, decyzje podejmowane szybciej, a efekty widoczne wcześniej.

Dlaczego fractional HR daje większą elastyczność

Model fractional HR daje firmie większą swobodę działania:

– brak długoterminowego zobowiązania
– możliwość dopasowania zakresu wsparcia do aktualnego etapu
– brak ryzyka nietrafionej rekrutacji
– dostęp do doświadczenia z różnych organizacji

To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się w momencie, kiedy firma rośnie szybciej niż jej struktura.

A co dalej?

Co ważne, fractional HR nie jest rozwiązaniem „na zawsze”. Jego celem jest doprowadzenie organizacji do momentu, w którym zatrudnienie HR Managera będzie rzeczywiście uzasadnione — zarówno pod względem skali, jak i struktury.

Dopiero wtedy taka osoba wchodzi do firmy, która ma już uporządkowane fundamenty i może skupić się na rozwijaniu funkcji HR, a nie na nadrabianiu braków.

Na koniec

Wzrost organizacji zawsze wiąże się z pewnym poziomem chaosu. Pytanie nie brzmi więc, czy on się pojawi, ale jak szybko i w jaki sposób zostanie uporządkowany.

Dobrze podjęte decyzje na wczesnym etapie potrafią znacząco ograniczyć koszty, które w przeciwnym razie pojawią się później — często w najmniej oczekiwanym momencie.